Журнал регистрации трудовых договоров

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.Оглавление:Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут.

Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях

Журнал регистрации трудовых договоров: образец

Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат. Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

  1. заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.
  2. экземпляре договора работодателя;

Документ может состоять из большого табличного блока.

В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Этот вопрос очень актуален.

Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности.
Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения. Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя.

При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке.

На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности учета

Учётная книга не определена как обязательный документ редакция 2020/16/02, который указывает на необходимость сохранения трудовых договоров (п.657), не акцентируя внимания на способе их учёта и сбережения.Журнал регистрации трудовых договоров чрезвычайно удобен и полезен для самого работодателя:

  1. при регистрации договор приобретает юридическую силу (регистрационный номер и дата);
  2. внесение записей в хронологической последовательности, что облегчает поиски нужной информации (например, при выдаче справки увольняющемуся сотруднику);
  3. дублирование информации, что усиливает гарантию её сохранности.
  4. указание папки (номера дела), где хранится зарегистрированный договор;

Журнал регистрации может служить аргументом в суде в случае обвинения в нарушении законодательства

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме. Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее.

Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа ().

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу

«экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)»

.

Однако иногда используется и бумажная форма

Журнал регистрации трудовых договоров и доп.

соглашений

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Обратите внимание, что в соответствии с п.

«в» ст. 695 , образующихся

Menu

Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала. Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него. Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  1. его личную подпись.
  2. причину, по которой лицо ведет журнал;
  3. должность ответственного лица;
  4. порядковый номер;
  5. ФИО;

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  1. 5 графа – должность или специальность;
  2. 3 графа – номер самого трудового договора;
  3. 4 графа – ФИО сотрудника;
  4. 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  5. 2 графа – дата заключения соглашения;

Журнал регистрации трудовых договоров

Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов. Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет. Как правильно подготовить и для сдачи в архив рассказано в следующей статье.
Правила оформления и заполнения трудовой книжки приведены .

О журнале регистрации трудовых книжек и основных этапах заполнения рассказано в данном .

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация.

Книга учета трудовых договоров и допсоглашений

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ. Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично.

Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.