В описи что указыается

В описи что указыается

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов. Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

    Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов. Наименование организации, которая передает документы. Дата составления. Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку; полное название документа;

Как составить опись документов

Тогда составлять описи придется ему самому.

Правила-2015 предписывают составлять:

  1. опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
  2. опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  3. опись дел по личному составу;
  4. опись дел постоянного хранения;
  5. опись электронных дел, документов постоянного хранения;

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов.

В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см.

закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет.

Для чего нужна опись документов?

Такие документы обычно сдаются в архив, где и находятся все положенное время.

В любой момент их можно оттуда взять и использовать по назначению.

Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов.

В Федеральном законе «Об архивном деле» от октября 2004 года составлен перечень всех возможных и на каждый из них установлен конкретный срок, в течение которого они должны находиться у владельца. Но как учесть огромное количество бумаг, поступающих на хранение? Для этого существует опись документов.
Она составляется работником, ответственным за архивацию, и является обязательным дополнением каждой папки или дела, поступающего на длительное хранение. Секретарь на предприятии тоже часто составляет опись документов.

Здесь не имеется в виду регистрация входящей или исходящей корреспонденции.

Что такое опись вложения в ценное письмо? Описание бланка и правила его заполнения.

На месте отправитель должен составить опись вложения в ценное письмо.

Этот документ выполняет две функции.

Во-первых, он полностью описывает содержимое отправляемого конверта. По ней адресат всегда может проверить, дошло ли до него послание в полном объеме.

Во-вторых, опись вложения в ценное письмо позволяет определить денежный эквивалент содержимого.

Это пригодится в том случае, если вдруг передаваемые документы или иные бумаги не дойдут до адресата и будут утеряны по пути следования. Отправка ценного письма осуществляется по утвержденной инструкции. Для такой работы обязательно понадобятся: передаваемые документы, конверт, ручка и дополнительные бланки.
Процедура включает в себя несколько несложных шагов: Сначала гражданин должен собрать все бумаги, которые ему нужно будет отправить.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

График передачи дел из подразделений в архив организации см.

в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года» Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов. См. статью «Новые правила работы архивов: что изменилось?» Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

    описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

    «Лучшей практикой» является

Составляем опись дел

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12). Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

Составляем описи дел

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно».
К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации.

Дайте определение понятия «опись дел».

Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения

Дела профкома в архиве организации включаются отдельным разделом в годовой раздел сводной описи дел пост.

хранения. В СП описи дел составляются ежегодно по установленной форме под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2008 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 2010 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел СП несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится

Как составить опись дел

Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову.

Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач. Что такое опись и для чего она нужна Представьте, что вы собрались в отпуск, но ни билетов, ни паспортов при вас не оказалось.

Отпуск отменяется, а вместе с ним – и все мечты о безмятежной жизни.

Творчески взглянув на проблему передачи документов на архивное хранение, становится ясно, что опись дел – такое же удостоверение личности документов, как и паспорт гражданина РФ. Без нее ни одна бумага не покинет привычное место в офисе – по крайней мере, легальным способом.